Lataa Opiskelijan kompassin tietosuojailmoitus (pdf)

Opiskelijan kompassin tietosuojailmoitus

Huomioikaa, että tämä tietosuojailmoitus astuu voimaan 25.5.2018.

Sisällysluettelo

Opiskelijan kompassin tietosuojailmoitus

Johdanto
Mitä henkilötietoja keräämme ja mihin tarkoituksiin? Mikä on käsittelyn oikeusperuste?

2.1 Meille antamasi tiedot
2.1 Palvelun käyttötiedot
2.3 Muuta
Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

3.1 Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
3.2 Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?
Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

4.1 Tietojen säilyttäminen
4.2 Oikeus päästä käsiksi, oikaista & poistaa tietosi
4.3 Oikeus tietojesi lataamiseen
Käyttäjän oikeuksia

5.1 Millaisia oikeuksia sinulla on Opiskelijan Kompassin käyttäjänä?
5.2 Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Vastuuyksikön yhteystiedot:
Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

1. Johdanto

Opiskelijan Kompassin tiimi on sitoutunut suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme sitoutuneet keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla, noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten Opiskelijan Kompassi hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Keräämiemme tietojen sisältö riippuu siitä, kuinka käytät Opiskelijan kompassi –ohjelmaa. Ohjelma on vapaasti käytettävissä Jyväskylän yliopiston opiskelijoille ja henkilökunnalle. Tällä hetkellä ohjelmalla ja palvelulla on kolme käyttäjäryhmää, jotka muodostuvat sen perusteella, kuinka ohjelmaa käytetään:

A) Käyttäjät voivat kirjautua omilla Jyväskylän yliopiston tunnuksillaan Opiskelijan Kompassi-sivustolle ja suorittaa itsenäisesti maksuttomia Opiskelijan Kompassi-hyvinvointiohjelmia.

B) Käyttäjät voivat osallistua (maksuttomaan) kahdesti lukuvuodessa tarjottavaan tuettuun Opiskelijan Kompassi-ohjelmaan, jossa käyttäjä saa henkilökohtaista tukea hyvinvointivalmentajalta. Käyttäjä voi myös osallistua erillisellä suostumuksellaan tutkimukseen. Tuettuun ohjelmaan käyttäjät (myös hyvinvointivalmentajat) osallistuvat/rekisteröityvät Opiskelijan kompassin tiimiltä saamillaan erikseen laadituilla käyttäjätunnuksilla.

C) Opiskelijan kompassi -ohjelmaa voidaan tarjota sopimuksen mukaan muihin yliopistoihin ja organisaatioihin. Sopimuksesta riippuen käyttäjät voivat kirjautua ohjelmaan HAKA-järjestelmän kautta tai saada pseudonymisoidut käyttäjätunnukset Opiskelijan Kompassin tiimiltä.

Ne osallistujat, jotka kirjautuvat Opiskelijan kompassin erikseen laadituilla käyttäjätunnuksilla ja osallistuvat johonkin (hyvinvointivalmentajan) tukea sisältävistä ohjelmista ja/tai tutkimukseen, saavat ilmoittautumisen yhteydessä - ja ennen osallistumistaan - erillisen tiedote- ja suostumuslomakkeen, joka sisältää tällöin voimassa olevan yksityiskohtaisen tietosuojailmoituksen (koskee ryhmiä B ja C).

Tämä tietosuojailmoitus koskee käyttäjiä, jotka käyttävät Opiskelijan Kompassin sivustoa itsenäisesti käyttämällä Jyväskylän yliopiston henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa (aiemmin mainittu Ryhmä A). Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojailmoituksen ehdot käyttämällä ohjelmaa. Mikäli käyttäjä ei hyväksy näitä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää ohjelmaa.

2. Mitä henkilötietoja keräämme ja mihin tarkoituksiin? Mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käytämme henkilötietojasi todentaaksemme, että sinulla on lupa käyttää sovellusta ja antaaksemme sinulle luvan päästä sivustolle. Jos käytät sivustolle kirjautumiseen omia JYU-tunnuksiasi (käyttäjänimeäsi ja salasanaasi), emme tallenna muita henkilötietoja nimeäsi ja käyttäjänimeäsi lukuun ottamatta. Sinulla on vapaa ja anonyymi pääsy ohjelmiin ja lukemaan, kuuntelemaan tai katsomaan materiaaliamme, muttet voi lisätä sivustolle sisältöä paitsi olemalla yhteydessä meihin sivuston Ota yhteyttä – lomakkeen välityksellä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6.1 artiklan 1) suostumus.

2.1 Meille antamasi tiedot

Keräämme käyttäjästä tämän tietosuojalausekkeen kohdassa 3 kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinulta käyttäjänä kerätään missäkin tilanteessa.

Sivustollemme JYU:n käyttäjätunnuksillasi ja salasanallasi, saamme sinusta seuraavat tiedot:

1. Nimesi ja JYU:n käyttäjätunnuksesi – Näiden tietojen käsittely on tarpeen tunnistamiseen ja käyttäjähallintaan. Tarvitsemme tiedon todentaaksemme, että sinulla on JYU:n käyttäjätunnus (autentikointi) ja valtuuttaaksemme (auktorisointi) sinut käyttämään Opiskelijan Kompassin ohjelmaa. Käsittely on myös tarpeen palvelujen tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä käyttöoikeuksien ja ohjelmaan pääsyn hallintaan. Nimesi ja käyttäjätunnuksesi eivät ole näkyvissä julkisesti. Nimesi ja käyttäjätunnuksesi ovat näkyvissä vain Opiskelijan Kompassin koordinoijille ja JYU:n teknisen palvelun tiimille.

2. JYU:n salasana – Salasanalla varmennetaan, että olet JYU:n opiskelija tai henkilökuntaa ja annetaan sinulle pääsy ohjelmaamme. Emme säilytä salasanoja sivustollamme.

3. Sähköpostiosoitteesi – Tämä tieto on tarpeen silloin kun otat yhteyttä meihin. Sähköpostiosoitettasi tarvitaan yhteydenottojen mahdollistamiseen, tuki- ja neuvontapalvelujen järjestämiseen sekä palvelutoimenpiteiden hallintaan ja laadun varmistamiseen.

2.1 Palvelun käyttötiedot

Kehittääksemme jatkuvasti palveluiden käyttökokemusta keräämme ja tilastoimme tietoa käyttäjiltä anonyymisti/nimettömästi. Anonyymiys/nimettömyys tarkoittaa, ettemme voi tunnistaa ja/tai yhdistää henkilötietojasi (nimeäsi, käyttäjätunnustasi) keräämiimme aineistoihin, jotka koostuvat tiedoista koskien esim. sivustovierailukertojen lukumäärää ja sivuilla vietettyä aikaa tai niillä suoritettuja toimintoja, kuten linkkien tai painikkeiden klikkauksia.

Myös laite- ja käyttöjärjestelmä- sekä selaintietoja kerätään anonyymisti/nimettömästi. Niitä kootaan sivuston parhaimman käyttökokemuksen takaamiseksi eri käyttöympäristöissä.

2.3 Muuta

Tuomme palveluumme usein uusia ominaisuuksia, joista jotkut voivat vaatia uusien tietojen keräämistä. Jos keräämme henkilötietoja, jotka poikkeavat aiemmin (tässä) mainitusta tai muutamme tapojamme käsitellä ja jakaa tietoja, niin tulemme oikaisemaan käytäntömme ja ilmoittamaan siitä sekä pyytämään vaadittua lupaasi ja suostumustasi tähän.

3. Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

3.1 Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Opiskelijan Kompassin tiimillä ja IT-palveluiden Plone-tuella on pääsy edellä mainittuihin tietoihisi. Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille käsiteltäväksi.

Tilastointiin käytetään yliopiston palvelimille asennettua ja siellä täysin toimivaa Matomo -työkalua, jonne on pääsy vain OK:n tiimillä ja IT:n teknisellä tuella.

3.2 Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

4. Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

4.1 Tietojen säilyttäminen

Emme säilytä tietojasi yhtään sen pidempään kuin palvelujen tuottamiseksi on tarpeellista. Poistamme kaikki henkilötiedot jokaisen lukuvuoden alussa.

4.2 Oikeus päästä käsiksi, oikaista & poistaa tietosi

Sinä omistat tietosi. Jos haluat oikaista tai poistaa nimesi tai käyttäjätunnuksesi ennen kuin kyseinen ajanjakso on päättynyt, voit lähettää meille kirjallisen pyynnön OK-sivuston yhteydenottolomakkeella.[VR1] [VR1]Kaikki oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi), jotta niiden lukumäärä/toteutus kirjataan yliopistotasolla.

4.3 Oikeus tietojesi lataamiseen

Emme säilytä muita henkilötietojasi kuin nimesi ja käyttäjänimesi sivuston käyttämistä varten. Sen vuoksi ei ole henkilökohtaisia tietoja, joita voisit ladata.

5. Käyttäjän oikeuksia

5.1 Millaisia oikeuksia sinulla on Opiskelijan Kompassin käyttäjänä?

Sinulla on käyttäjänä seuraavia oikeuksia:

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin
Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, jolle tietoja on edelleen luovutettu
Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

5.2 Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää rekisteröidyn oikeuksista, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön. Kaikki rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt toimitetaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).

6.Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Jyväskylän yliopisto edellyttää kouluttautumista kaikilta henkilötietoja käsitteleviltä. Henkilöstölle on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet, joista on informoitu henkilöstöä ja jotka ovat jokaisen saatavilla.

Jokaisella tietojärjestelmällä ja henkilötietojen käsittelytoimella on vastuuyksikkö, jonka yhteystiedot on kerrottu tässä tietosuojailmoituksessa. Käyttäjien oikeudet ja käyttövaltuudet myönnetään vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Tietojärjestelmiä on käytössä tietojen käytön lokitus. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Yliopisto toteuttaa itsearviointeja tai tilaa kolmannen osapuolen auditointeja, joilla arvioidaan kumppaneiden ja/tai alihankintatahojen tietosuojan ja tietoturvan sekä riskienhallinnan tasoa. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa solmitaan tietojenkäsittelysopimukset tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Yliopisto toteuttaa tiloissaan kamera ja kulunvalvontaa.

Kaikki rikosepäilyt selvitetään viranomaistoimin (saatetaan poliisille tiedoksi ja tutkittavaksi).

Yliopisto toteuttaa tietoturvaa valtionhallinnon tietoturvakäytänteiden ja ISO 27000 –standardin mukaisesti. Voit halutessasi tutustua tarkemmin Jyväskylän yliopiston tietoturvaperiaatteisiin: https://www.jyu.fi/hallinto/strategia/periaatteet/tietoturvaperiaatteet_julkinen

7. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja psykologian laitokselta Raimo Lappalainen sekä Panajiota Räsänen vastuuyksikköinä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jyväskylän yliopisto,

Psykologian laitos,

PL35 40014

Jyväskylän yliopisto

Puhelin: Vaihde 014-260 1211

Professori Raimo Lappalainen, raimo.lappalainen@jyu.fi, p. 050 4432349

Projektitutkija Panajiota Räsänen, panajiota.rasanen@jyu.fi, p. 040 805 4518

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuoja(at)jyu.fi, p. 040 805 3297